Merikasarmi, PL 176, 00023 Valtioneuvosto
Vaihde: 0295 16001
Kaikki yhteystiedot
Uutiset, 6.9.2011

Töissä UM:ssä: Maija, kirjastoamanuenssi

Etsitkö tietoa globalisaatiosta tai demokratiasta? Apua etsintöihin saattaa löytyä ulkoministeriön kirjastosta. Kirjastossa työskentelevä Maija Simola kertoo tiedon hankkimisen asiakkaiden tarpeisiin olevan yksi työnsä parhaita puolia.

Kuka olet ja mitä teet työksesi?

Olen Maija Simola ja työskentelen kirjastoamanuenssina ulkoministeriön kirjastossa.

Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Ulkoministeriön kirjasto on oman alansa erikoiskirjasto, ja täällä tehdään osin samanlaisia töitä kuin muissakin kirjastoissa. Isoissa kirjastoissa yksittäisen työntekijän työnkuva on usein suppeampi, mutta täällä oma tehtäväkenttä on laajempi ja aihealue toisaalta rajatumpi. Työpäivän aikana tehdään tiedonhakuja, luokitetaan kirjoja ja työskennellään asiakaspalvelussa vastaamassa asiakkailta tuleviin kysymyksiin.

Maija Simola on viihtynyt ulkoministeriön työntekijänä jo 25 vuotta. Kuva: Eero KuosmanenMaija Simola on viihtynyt ulkoministeriön työntekijänä jo 25 vuotta. Kuva: Eero Kuosmanen

Kirjastossa on kirjoja noin 30 000 nimekettä ja sinne tilataan 300 koti- ja ulkomaista sanoma- ja aikakauslehteä. Lisäksi käytettävissä on sähköisiä tietokantoja. Kokoelmiin kuuluu kirjoja ulkoministeriön toimialaan kuuluvista aiheista kuten ulko- ja turvallisuuspolitiikasta, kansainvälisestä politiikasta ja ihmisoikeuksista. Itse vastaan kirjaston kehityspolitiikkaan liittyvistä hankinnoista.

Asiakkaat ovat enimmäkseen ministeriön virkamiehiä, jotka tarvitsevat tietoa jostain aiheesta. Ulkoministeriön ulkopuolisista asiakkaista suuri osa on opiskelijoita, tutkijoita, toimittajia ja opettajia.

Meitä työskentelee täällä kirjastossa neljä ja teemme myös tiiviisti yhteistyötä muiden valtioneuvoston kirjastojen ja eduskunnan kirjaston kanssa.

Miten työsi vaikuttaa suomalaisten elämään?

Kirjastossa pyritään vastaamaan virkamiesten ja myöa ulkopuoliarwn asiakkaiden tiedontarpeeseen ja löytämään heidän tarvitsemaansa tietoa. Kirjasto hankkii, järjestää ja jakaa tietoa omalta aihealueeltaan sitä tarvitseville.

Mikä on juuri nyt ajankohtaista työssäsi?

 Kokoelman aihepiirit

  • ulko- ja turvallisuuspolitiikka
  • kansainvälinen politiikka, diplomatia
  • kehityspolitiikka, kehitysyhteistyö
  • kansainvälinen oikeus, ihmisoikeudet
  • ulkomaankauppa, maailmantalous, globalisaatio
  • väestö, köyhyys, demokratia
  • ympäristö, ilmasto
     

Olemme juuri käymässä läpi kokoelmaamme. Kokoelmaa pyritään tiivistämään poistamalla vanhentuneita teoksia ja niitä teoksia, joita ei lainata. Hankintapalaverissa pyritään siihen, että myös hankintojen osalta keskityttäisiin mahdollisimman käyttökelpoiseen ja tarpeelliseen tietoon vielä entistä paremmin.

Tarkoitus on myös tehdä ministeriössä osasto- ja yksikkökohtaisia vierailuja, joissa kerromme tarkemmin palveluistamme. Itse kartoitan lisäksi kehitysmaiden edustustoissa tarvittavien e-lehtien tarjontaa.

Miksi teet tätä työtä?

Tulin töihin ulkoministeriön silloisen kehitysyhteistyöosaston kirjastoon vuonna 1986. Hain työpaikkaa, koska työn aihepiiri vaikutti kiinnostavalta. Vuoden 2007 uudistuksessa ulkoministeriön kirjastot yhdistettiin ja siitä asti olen työskennellyt täällä. Tehtäväkenttä laajeni, kun pelkistä kehitysmaista aihepiiri kasvoi kattamaan koko maailman.

Kiireisenä hetkenä kirjastossa on hyvä osata priorisoida työtehtäviään. Kuva: Eero KuosmanenKiireisenä hetkenä kirjastossa on hyvä osata priorisoida työtehtäviään. Kuva: Eero Kuosmanen

Työ on monipuolista. Asiakaspalvelussa eteen saattaa tulla yllättäviä kysymyksiä, joihin tarvitaan vastausta nopeasti. On palkitsevaa pystyä löytämään vastaus asiakkaan kiperään kysymykseen.

Yhtenä muistona on jäänyt mieleen erään entisen ministerin toimeksiannosta tehty hankala ja vaativa tiedonhakutehtävä. Tiedonhaussa käytettiin apuna kaikkia mahdollisia tiedonlähteitä, arkistoja ja henkilöverkostoja. Oikea tieto löytyi ja aikataulussa pysyttiin. Ministeri kiitti jälkeenpäin kirjaston väkeä hyvästä suorituksesta lähettämällä samppanjapullon ja kiitoskortin.

Kuinka työskentely ministeriössä on urasi aikana muuttunut?

Nykyään tietoa on tarjolla joka puolella eikä kirjasto ole enää se ainoa paikka etsiä materiaalia. Ihmiset hakevat enemmän tietoa itse. Vasta vaikeissa tilanteissa kysytään apua kirjastosta.

Monet toiminnot ovat myös muuttuneet sähköistymisen myötä eikä esimerkiksi pahvisia kirjastokortteja enää tarvita. Sähköisten tietokantojen avulla kirjasto pystyy myös tarjoamaan entistä enemmän tietoa. Kun tiedon lähteet ja määrä laajenevat, taito käsitellä ja etsiä tietoa korostuu.

Mitä vielä haluaisit sanoa suomalaisille?

Kirjasto on avoinna kaikille, joten täältä voi kysyä apua tiedon haussa. Ulkoministeriön verkkosivuilta löytyy kirjaston tietokanta ja myös kirjaston yhteystiedot. Kirjastoon voi olla yhteydessä paikan päällä käymisen lisäksi myös puhelimitse ja sähköpostitse, ja me toimitamme kirjoja myös kaukolainoina muiden kirjastojen kautta koko Suomeen. 


Kirjaston tehtävät

  • tietoaineiston (painettu, sähköinen) hankinta ulkoasiainhallinnon käyttöön
  • aineiston kuvailu, tallennus, järjestäminen, arviointi, karsinta
  • aineiston lainaus, lehtikierto
  • tietopalvelu ja tiedonhaut
  • tiedotus ja sisällöntuotanto ministeriön intranet- ja internetsivuille
  • kehityspoliittisen viestinnän kehityskasvatuksellisen tehtävän tukeminen
  • tiedonhaun neuvonta ja koulutus
  • edustustojen kirjastotoimen ohjaus
  • kirjastopalvelujen ja -järjestelmien kehittäminen
  • tietopalvelualan yhteistyö ja verkostot

 

 

Päivitetty 6.9.2011

Takaisin ylös