Merikasarmi, PL 176, 00023 Valtioneuvosto
Vaihde: 0295 16001
Kaikki yhteystiedot
Uutiset, 5.7.2011

Töissä UM:ssä: Tiina, osastosihteeri

Yli kaksikymmentä vuotta ulkoministeriössä viihtynyt Tiina Hakala-Gros ei ole ehtinyt pitkästyä työhön tehtävien mielenkiintoisuuden ja vaihtuvuuden ansiosta. Nykyisessä tehtävässään hän vastaa viestintäjohtajan työpäivien sujuvuudesta.

Kuka olet ja mitä teet työksesi?

Olen Tiina Hakala-Gros ja toimin ulkoministeriön viestintä- ja kulttuuriosastolla osastosihteerinä. Tehtäväni on viestintäjohtaja Veera Heinosen sihteerinä toimiminen.

Hakala-Gros_Tiina_isoTyö ulkoministeriössä on vienyt Tiinan jo Washingtoniin, Tel Aviviin, Wieniin ja Ateenaan.Seuraavaksi on edesssä sopeutuminen arkeen Pietarissa. Kuva: Eero Kuosmanen

Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Tärkein tehtäväni on kiireisen viestintäjohtajan kalenterin ylläpito. Hoidan hänen käytännön asioitaan, kuten laskuja ja matkavarauksia, jotta hän voi keskittyä työnsä substanssipuoleen. Työni on perinteistä sihteerintyötä, johon kuuluu monenlaisia toimistoaskareita.

Miten työsi vaikuttaa suomalaisten elämään?

Työni edistää osaltaan viestintä- ja kulttuuriosaston tehtäviä. Tehtäviin kuuluu esimerkiksi pitää yllä positiivista Suomi-kuvaa ulkomailla. Osasto hoitaa myös ministeriön sisäistä ja ulkoista viestintää eli sen tehtävä on myös pitää suomalaisia selvillä siitä, mitä ulkoministeriö tekee.

Mikä on juuri nyt ajankohtaista työssäsi?

Maailman tapahtumat heijastuvat työhön. Kun jotain yllättävää tapahtuu, alkaa viestintäjohtajan puhelin soida tavallista tiuhempaan tahtiin.Työn luonteeseen kuuluu, että tehtävät määräytyvät osittain eteen tulevien tilanteiden mukaan. Etukäteen ei pysty sanomaan minkälainen tulevasta viikosta muotoutuu. Viestintäjohtajan aikataulut saattavat mennä uusiksi hyvin lyhyelläkin varoitusajalla ja sihteerillä on silloin paljon järjesteltävää.

Viimeisen kevään aikana maailmalla on tapahtunut monenlaista. Työssä ovat näkyneet esimerkiksi Wikileaks-vuodot ja Japanin kriisi. Viime aikoina tapetilla ovat olleet myös pitkään kestäneet hallitusneuvottelut.

Miksi teet tätä työtä?

Minut houkutteli aikoinaan töihin ulkoministeriöön lehdessä näkemäni ilmoitus, jossa viitattiin työmahdollisuuksiin ulkomailla. Vuodesta 1987 asti olen työskennellyt ulkoministeriössä eri tehtävissä ja viihtynyt hyvin.

Oman lisänsä ulkoministeriössä työskentelyyn tuo se, että tehtäviä voi vaihtaa talon sisällä.Uudet tehtävät tuovat mukanaan aina paljon uuden opettelua, mutta ovat samalla mukavaa vaihtelua työhön. Samaan tehtävään jääminen olisi tietenkin helppoa, mutta uusia haasteita alkaa kuitenkin jopa kaivata, kun on työskennellyt samassa tehtävässä jonkin aikaa.

Hakala-Gros_HeinonenTiina pitää huolta siitä, että viestintäjohtaja Veera Heinosen aikataulut pitävät, ja että hän on oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Kuva: Eero Kuosmanen

Totutuista ympyröistä eteenpäin siirtyminen on toisaalta myös aina hieman haikeaa. Nykyisessä tehtävässäni olen viihtynyt erittäin hyvin. Viestintä- ja kulttuuriosastolla on aivan oma tunnelmansa, ja päälliköitä ja kollegoita tulee kyllä ikävä. Kesällä minua odottaa kuitenkin uusi pesti Pietarin pääkonsulaatissa.

Työ on pitkälti rutiinin omaisten tehtävien hoitamista. Työssä on onnistunut silloin, kun viikon lopulla voi todeta kiireisyydestä huolimatta kaiken menneen hyvin. Viestintäjohtajalta on ollut myös mukava saada kiitosta, silloin asiat ovat sujuneet.

Miten työsi ulkoministeriössä on sopinut perheellesi?

Asuinmaan vaihdokset töiden mukaan ovat sujuneet koko perheeltä ilman suurempia ongelmia. Kun lapset olivat pienempiä siirtyminen oli vielä helpompaa kuin nyt vanhempana. Murrosikään ehtineillä lapsilla on jo omat kaverinsa ja koulunsa, ja muutosta toiseen maahan piti kyllä keskustella. Lopulta pieni vastahakoisuus on kuitenkin karissut ja lapsetkin odottavat muuttoa innolla. Pietari on lisäksi niin lähellä, että sieltä on helppo tulla Suomeen käymään.

Lapsille asuminen eri maissa on ollut rikkaus. Se on antanut heille muun muassa monipuolisen kielitaidon. Olen kuitenkin aina pitänyt tärkeänä, että siteet Suomeen säilyvät eikä lapsista kasva juurettomia vaikka lapsuudessa ja nuoruudessa asuinpaikka onkin vaihdellut.

Uudenlaisessa kulttuurissa menee tietenkin aikansa sopeutua arjen ympyröihin ja uusiin työtehtäviin. Sopeutumista helpottaa kuitenkin se, että työskentelee tutussa organisaatiossa.

Kuinka työskentely ministeriössä on urasi aikana muuttunut?

Taloon tulessani työskentelin ensin viestityksessä, mistä hoidettiin ministeriön lähtevää ja saapuvaa viestiliikennettä. Sen jälkeen olen ollut tietohallintotehtävissä niin ministeriön eri osastoilla kuin ulkomaan edustustoissakin sekä toiminut konsulin sijaisena. Aloittaessani ulkoministeriössä erikoistuttiin selkeämmin tiettyihin tehtäviin. Nykyään henkilökuntaa on vähemmän ja yhden ihmisen pitää hallita suurempia kokonaisuuksia. Varsinkin pienimmissä edustustoissa pitää olla valmis osallistumaan kaikenlaisiin töihin.

Tekniikan kehittyminen helpottaa työtä, mutta samalla se tuo uusia asioita, joihin pitää perehtyä. Ennen päivät eivät kuluneet tietokoneen ääressä istuessa niin kuin nykyään.


Mitä vielä haluaisit sanoa ihmisille, jotka ovat kiinnostuneita työskentelemään ulkoministeriössä?

Viihtymisestäni ulkoministeriössä kertoo se, että olen työskennellyt täällä pitkään.Tehtävät ovat mielenkiintoisia ja henkilökunnalle on hyvin koulutusta tarjolla. Vaihtelevuuttakin on, koska tehtäviä on mahdollista vaihtaa saman työnantajan palveluksessa. Ulkoministeriö tarjoaa myös mahdollisuuksia työskennellä ulkomaillakin.
 


  Viestintä- ja kulttuuriosaston tehtäviä

  • Suomen ulkopoliittisten, kaupallistaloudellisten ja kehityspoliittisten tavoitteiden edistäminen
  • Suomen tunnetuksi tekeminen
  • ministeriön ulkoinen viestintä
  • ulkoasiainhallinnon sisäinen viestintä
  • Suomen maakuvan kehittäminen ja sen seuranta
  • kansainväliset media- ja kulttuurisuhteet
  • Suomen kulttuuriviennin kehittäminen ja tukeminen
  • kehitys- ja globaalikysymysten tunnetuksi tekeminen Suomessa
  • Euroopan unionia ja Suomen EU-politiikkaa koskeva kansalaisviestintä
     

 

Töissä UM:ssä -sarjassa kerrotaan ministeriössä Katajanokalla ja ulkomaanedustustoissa maailmalla työskentelevien ihmisten arjesta.

Päivitetty 5.7.2011

Takaisin ylös