Merikasarmi, PL 176, 00023 Valtioneuvosto
Vaihde: 0295 16001
Kaikki yhteystiedot
Uutiset, 13.5.2011

Töissä UM:ssä: Emilia, protokolla-avustaja

Tiedotusvälineissä ei usein nähdä korkean tason vierailujen ”oops”-hetkiä, muttei niitä satu kulisseissakaan, kiitos ulkoministeriön protokollan. Emilia Autio on yksi niistä, joiden työ on parhaimmillaan silloin, kun se jää näkymättömäksi.

Vieraat kulttuurit ovat olleet Emilialle tuttuja jo pienestä. Kuva: Eero KuosmanenVieraat kulttuurit ovat olleet Emilialle tuttuja jo pienestä. Kuva: Eero Kuosmanen
Kuka olet ja mitä teet työksesi?

Olen Emilia Autio, protokolla-avustaja ulkoministeriön protokollapalveluissa.

Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Leipätyöni on pitkälti valmistelevaa, ikään kuin lyhyen aikavälin projektikoordinointia.

Valmistelen korkean tason vierailuja eli ulkoministerien, pääministerien ja joskus myös valtion päämiesten vierailuja. Olen yhteydessä UM:n ja valtiohallinnon virkamieskunnan lisäksi melkeinpä koko suomalaiseen yhteiskuntaan; lentokentästä hotelliin, kansalaisjärjestöistä museoihin ja ravintoloihin.

Vierailun aikana kuljen vieraan mukana delegaation virallisen ohjelman ajan. Huolehdin, että ohjelma pysyy aikataulussa ja että siirtymiset paikasta toiseen sujuvat aina delegaation Suomeen saapumisesta lentokoneen lähtökiitoon saakka. Työ on hyvin sosiaalista ja liikkuvaa. Olen vierailujen yhteydessä kirjaimellisesti paljon liikkeellä kelloon katsomatta, enkä silloin istu ministeriössä työpisteelläni.

Avustan myös tarvittaessa protokollapalveluiden kansliaa. Se keskittyy palvelemaan ulkovaltojen Suomessa toimivia diplomaattiedustajia ja kansainvälisiä organisaatioita esimerkiksi erinäisissä lupa-asioissa.

Vastaan myös protokollaan liittyviin tiedusteluihin. Niitä tulee niin talon sisältä, muilta valtiohallinnon aloilta, viranomaisilta, sidosryhmiltä, yksityiseltä sektorilta, tiedotusvälineiltä kuin ihan yksittäisiltä kansalaisilta. Kysymykset vaihtelevat tituleerauksista ja liputuksesta pukeutumiseen ja istumajärjestyksistä arvonlisäveroa ja tulliasioita koskettaviin kysymyksiin.

Protokolla vastaa korkean tason vieraiden virallisen  ohjelman juoksutuksesta

  • vastaanotto-, saattamis-, majoitus- ja kuljetusjärjestelyistä
  • yhteydenpidosta vierailukohteisiin
  • mahdollisten turvajärjestelyiden koordinoinnista poliisin kanssa
  • aterioista, menukorttien kääntämisestä, plaseerauksesta ja pöytäkartasta
  • liputuksesta
  • lahjojen vaihdosta
  • mahdollisesta tulkkauksesta
  • mahdollisen allekirjoitustilaisuuden materiaalen ja juoksutuksen valmistelusta

Muissa vierailuissa protokollapalvelut voi antaa konsulttiluonteista apua.

Miten työsi vaikuttaa suomalaisten elämään?

Ulkoministeriön protokollapalvelut vastaa virallisten seremonioiden sekä vastaavien esiintymisten ja tilaisuuksien valmisteluista. Protokolla onnistuu parhaiten toimiessaan näkymättömän tehokkaasti. Vierailuiden kohdalla hyvän valmistelun tarkoituksena on taata sujuva ja miellyttävä tilaisuus vieraalle ja isännälle tai emännälle.

Vakiintuneet toimintatavat eli protokolla ja sen noudattaminen ovat diplomatian historian peruja. Vaikka niitä määrittelevät kansainväliset sopimukset ovat hyvin vanhoja, käytännöt pätevät yhä, ainakin jollain tapaa sovellettuina ja mitä suurimmalla todennäköisyydellä myös tulevaisuudessa.

Mikä on juuri nyt ajankohtaista työssäsi?

UM:n protokollapalvelut viettää tänä vuonna 60-vuotisjuhlavuottaan. Uuden hallituksen muodostuminen ja uuden eduskunnan työn alkaminen tietävät lisää vierailuita, kun uudet ministerit ovat selvillä.

60-vuotisjuhlan edellä arkistosta on kaivettu 1950-60-lukujen menukortteja ja muuta vierailurekvisiittaa.  Kuva: Eero Kuosmanen60-vuotisjuhlan edellä arkistosta on kaivettu 1950-60-lukujen menukortteja ja muuta vierailurekvisiittaa. Kuva: Eero Kuosmanen

 Miksi teet tätä työtä?

Ulkoministeriö oli mielessäni jo kansainvälisen politiikan opiskelijana, kun etsin opintoihin kuuluvaa työharjoittelupaikkaa. Sattuma vei kuitenkin eri suuntaan useamman vuoden, mutta ulkomailla töissä ollessani alkoi mielessä kyteä ajatus jotenkin Suomeen liittyvästä työstä, johon sisältyy kuitenkin ulkomailla työskentely. Näin tuli haettua UM:ään töihin.

Nyt olen ensimmäisessä osastoharjoittelussani avustajana. Sijoitukseni ratkaisi varmaan tarve saada työntekijä protokollaan. Minulle, suomalaista työkenttää aiemmin tuntemattomalle tämä on kuitenkin osoittautunut lottovoitoksi, koska olen jatkuvasti yhteydessä eri yhteistyötahoihin, jolloin ne oppii myös tuntemaan.

Etenkin vierailta saatu palaute on parasta, mitä voi saada. Niin voi kehittää osaamistaan, palveluammatissa kun ollaan. Tiimityöskentelyn toimiessa vierailut sujuvat kuin itsestään, ja yleensä silloin on vielä kollegoiden kanssa hauska tekemisen meininki. Kahta samanlaista vierailua ei ole, joten vaihtelevuus ja kulttuurierot tuovat oman lisänsä tämän tehtävän hoitamiseen.

Hyvin suunniteltu ei ole tässä tehtävässä puoliksi jo tehty. Lopputulosta ei tiedä ennen kuin vierailu on päällä (tai vaihtoehtoisesti peruuntuu viime tipassa), mutta siihen tottuu. Työni muodostuu niin monesta liikkuvasta palasesta, jotka eivät ole itsestä riippuvaisia. Toisaalta se on juuri arvokasta, kun ”tilanteet ovat päällä” ja joutuu laittamaan itsensä likoon yllättävissä tilanteissa. Tämä työkokemus antaa valtavan hyvät eväät vierailuiden ja erilaisten virallisten tilaisuuksien hoitamiseen missä tahansa UM:n tehtävässä tulevaisuudessa.

Myös airutnauhan oikeaoppinen käyttö selviää UM:n Maassa maan tavalla -oppaasta. Kuva: Eero KuosmanenMyös airutnauhan oikeaoppinen käyttö selviää UM:n Maassa maan tavalla -oppaasta. Kuva: Eero Kuosmanen

Miten työsi ulkoministeriössä on sopinut perheellesi?

Perheeni on antanut minulle kansainväliset eväät, ja maailmalle on kannustettu jo ennen UM:ään tuloani. Staattinen siirtymättömyys luultavasti muodostuisi itselleni haasteeksi, kun on pienestä pitäen tottunut muuttamaan eri maissa. Sukupolveni taitaa olla joko tai -tyyppiä – vapaa liikkuvuus esimerkiksi EU:n sisällä työn perässä ja globaali matkustaminen on lisääntynyt huimasti. Toisaalta olen huomaavinani, että kotipaikkakunnalle palataan tai jäädään yhä enemmän opintojen jälkeen.

Globetrotterismi ja terve uteliaisuus muita maita ja kulttuureja kohtaan yhdistää koko kansainvälisten asioiden Kavaku-kurssiani, ei tälle uralle olisi muuten hakeuduttu. Meidän matkassamme ei yksinomaan sinivalkoisin silmin maailmaa tarkasteleva luultavasti kauaa pysyisi mukana.

Ennakkoluuloton, sopeutumiskykyinen ja tuntemattomille haasteille avoin persoona olisi ihanne elämänkumppani. Reilussa puolessa vuodessa itselleni on kristallisoitunut puolison todellinen venymisen tarve, jota ei tästä urasta opiskelijana haaveillessaan osannut ottaa huomioon. Aika näyttää, minkälaisia joustavia kompromisseja molemmilta tullaan vaatimaan työuria yhdistäessä. Luoville ratkaisuille tulee varmasti olemaan kysyntää.

Liian tarkkaan ei tässä tilanteessa kannata pyrkiä suunnittelemaan tulevaisuuttaan. En ole aina tähänkään mennessä tiennyt, missä vuoden kuluttua asun ja työskentelen. Mutta se juuri luo tervetullutta jännitystä elämään. Kaikille se ei tosin varmastikaan sovi.

Mitä vielä haluaisit sanoa suomalaisille?

Protokollassa työskentelevät eivät kilistele niitä drinkkejä, joille vieraat ohjataan. Me jäämme oven ulkopuolelle odottelemaan tilaisuuden päättymistä.

Sarjassa aikaisemmin 

Töissä UM:ssä -sarjassa kerrotaan ministeriössä Katajanokalla ja ulkomaanedustustoissa maailmalla työskentelevien ihmisten arjesta.

Lisätietoa ministeriön rekrytoinnista

Päivitetty 13.5.2011

Takaisin ylös